PPS - Practical Problem Solving A3 Report

Dalam menyelesaikan masalah ada beberapa metode salah satunya adalah PPS / Practical Problem Solving yang dalam pelaporan nya dituangkan dalam satu lembar berukuran A3 Report.
Makanya tidak jarang disebut pula A3 Report Problem Solving.

Berikut kerangka berfikir PPS dalam menyelesaikan permasalahan

1. INITIAL PROBLEM PERCEPTION
KEY POINT:
Isu yang cukup besar yang ada saat ini, Contoh; Defect ...tinggi, Terjadi Kecelakaan....., Shortage ....tinggi, Penjualan .....menurun, Stock over.... (LEBIH BAIK ADA DATA NYA)

A. CLARIFY THE PROBLEM
KEY POINT:
Isu di Step 1 di Pecah / Breakdown menjadi lebih kecil, sehingga mudah diatasi, Turunan Breakdown bisa 1 kali atau lebih (sangat tergantung besarnya Isu yang diangkat di Step 1), ujung dari Breakdown adalah Problem Tunggal yang akan ditanggunagi (LEBIH BAIK ADA DATA NYA)

2. REAL PROBLEM
KEY POINT:
Keputusan Ujung Breakdown di step A ditulis di sini, karena Problem kalimatnya harus Negatip (.....tinggi, ....Rendah, .....tidak tercapai , ......Lama, ....... Rusak, dll)

B. LOCATE POINT OF CAUSE
KEY POINT:
Narrow Down (Mempersempit masalah), Buat Flow Process / Diagram / Gambaran untuk menemukan lokasi terjadinya kasus di STEP 2, Lokasi terjadinya masalah bisa berupa TEMPAT, PROSES, WILAYAH, KELOMPOK, Dll. (Tentukan lokasi mana tempat spesifik terjadi masalah tersebut dan kasih TANDA X)

C. GRASP SITUATION
KEY POINT:
Sudah fokus ke Problem Yang ada tanda X di STEP B,
Melihat kondisi aktual lebih detail dari 4M+1E, atau PROSES untuk menemukan POTENSIAL PENYEBAB LANGSUNG (Kenapa terjadi dan Kenapa Lolos), dengan membandingkan WSBA dan WAH
Gunakan tunggal, contoh salah: WAH=Tidak Check setelah selesai dan Taruh barang gesekan dengan yang lain, Seharusnya kalimat dipisah menjadi 2 potensi penyebab; 1. Tidak Check setelah selesai dan 2. Taruh Gesekan dengan part lain, Beri tanda X yang tidak sesuai antara WSBH dengan WAH, Tanda X bisa lebih dari satu

3. POINT OF CAUSE
KEY POINT:
Tulis Problem yang ditemukan di Step C, bila di Step C ketemu tanda X=3, Semua ditulis disini tiga tiganya (Gunakan kalimat yang sama)

D. BASIC / EFFECT INVESTIGATION

KEY POINT:

Infestigasi / Cari bukti bahwa Penyebab di Step 3 benar terjadi, bisa dengan Trial & error, lihat kondisi dilapangan, bisa saja terbukti ada lebih dari satu yang terbukti menjadi potensi penyebab (biasanya disebabkan karena Step A, atau B kurang detail), GUNAKAN DATA YG TERUKUR atau FAKTA

Bila tidak terbukti --> Kembali ke Step C

4. DIRECT CAUSE

KEY POINT:

Bila di Step D terbukti, ambil 1 Prioritas Potensial Penyebab langsung, Ditulis dengan kalimat sama dengan kalimat di Step 3

E. DIRECT CAUSE

KEY POINT:

Analisa untuk menemukan akar penyebab dengan WHY, semua cabang duji mirip dengan STEP 4. Ditulis mulai dari TEMA --> STEP 2 --> STEP 4 --> Penyebab lain hasil investigasi di lapangan --> Sampai akar penyebab

yg dianalisa 1. Kenapa TERJADI, 2. Kenapa LOLOS

F. CONFIRM ROO CAUSE

KEY POINT:

Pembuktian (TRIAL & ERROR) apakah Akar penyebab di Step E dapat menyelesaikan Problem yang tertulis di Tema ?, kalau belum bisa berarti- Analisa Step E salah, Step E harus dibetulkan dulu, kalau terbukti mampu menyelesaikan masalah baru berhenti (Lebih baik gunakan data2)

5 ROOT CAUSE

KEY POINT:

TULIS AKAR PENYEBAB YANG SUDAH TERBUKTI DI STEP F (dari Kenapa Terjadi dan Kenapa Lolos)

G. COUNTERMEASURE

KEY POINT

Buat detail Rencana Aktivitas (Gunakan 5W+1H), Who = Nama Individu, When (Tanggal selesai / mulai).