8 langkah & 7 tools dalam QCC

Ibarat memperbaiki/ modifikasi motor dibutuhkan alat bantu misal obeng, tang, dll. Begitu juga dengan melaksanakan QCC dibutuhkan alat bantu yakni 8 langkah perbaikan & 7 tools alat. berikut adalah penjelasan lebih lanjut:

Delapan (8) Langkah dalam QCC

Sebenarnya delapan langkah untuk menyelesaikan masalah yang sedang dihadapi oleh QCC merupakan siklus PDCA yaitu Plan (rencana), Do (mengerjakan), Check (memeriksa), Action (tindakan). Hal ini dapat dilihat pada gambar dibawah :

Langkah 1 : Menentukan Tema

Tema merupakan kejadian atau masalah yang perlu ditanggulangi oleh tim QCC yang diambil dari masalah yang berkembang di lingkungan kerja QCC. Cara penentuan tema bisa dilakukan 2 cara :

1. Mengambil salah satu masalah (tema) yang menjadi prioritas dari beberapa masalah yang ada di lokasi kerja circle. Hal-hal yang mendasari prioritas ini misalnya masalah tersebut mempunyai peluang besar kontribusinya terhadap mutu usaha (cost, kualitas produk, safety, dsb).

2. Mengambil satu masalah (tema) yang ada di lokasi kerja circle yang menjadi kesepakatan dari semua anggota circle.

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penentuan tema (penilaian masalah) :

➧ Menyangkut bidang kerja dan mengacu pada kebijaksanaan manajemen (perusahaan).
➧ Mampu dipecahkan oleh circle, terutama pada awal terbentuknya circle, sebaiknya memilih tema yang relatif mudah.

➧ Masalah (tema) yang dipilih harus spesifik (tidak terlalu luas), sehingga siapapun bisa mengerti dengan jelas dengan membaca tema tersebut.

Idealnya tema diambil dari KPI (Key Performance Indicator) atau indicator penilaian kinerja

Menyajikan Fakta dan Data

Pada langkah ini ditujukan untuk menyajikan semua fakta dan data yang diperlukan untuk mendukung beberapa hal, misalnya :

➧ Menyajikan data sebagai dasar pemilihan tema (masalah).
➧ Menyajikan data yang menggambarkan masalah yang dihadapi (yang akan diselesaikan)

Alat-alat yang bisa digunakan pada langkah kedua ini misalnya :

👉 Diagram Pareto, digunakan untuk memparetokan semua masalah yang ada di lokasi kerja sehingga bisa diketahui masalah yang menjadi prioritas untuk diselesaikan terlebih dahulu.
👉 Histogram, digunakan untuk menyajikan data-data sebagai gambaran awal dari suatu masalah yang akan diselesaikan.
👉 Peta Kendali, digunakan untuk menyajikan penyimpangan-penyimpangan dari suatu masalah yang dihadapi dan yang akan diselesaikan.
👉 Stratifikasi, lembar periksa, yang keduanya bisa digunakan untuk memulai suatu penentuan tema (masalah)

Lebih lengkap tentang pemilihan tema klik link ini

Langkah 2 : Menetapkan Target

Target harus mencakup SMART yakni:

👉 S : Spesifik yakni mengacu ke satu sasaran permasalahan

👉 M : Measurable yakni terukur (bukan berdasarkan asumsi/ perkiraan)

👉 A : Achievable yakni dapat dicapai, adalah bukan target yg imposible

👉 R : Reasonable yakni memiliki landasan penetapan target

👉 T : Time base yakni ada durasi waktu untuk mencapai target

Langkah 3 : Analisa Kondisi yang Ada (ANAKONDA)

Dalam tahapan ini kelompok QCC harus:
１. Turun langsung ke lapangan (Genba)
Permasalahan tidak bisa dilihat dari ruangan meeting, jadi harus langsung melihat kondisi aktual dilapangan agar tidak berasumsi dan membayangkan. karena tahapan ini sangat penting yang mana akan menentukan tahapan langkah berikutnya benar/ salah.
２. Memetakan proses kerja (Genchi)
Petakan urutan kerja/ proses diarea masalah, sehinga pengamatan kita lebih terarah
３. Membandingkan kondisi aktual dengan standar (Gembutsu)
Bandingkan kondisi yang terjadi dilapangan dengan standar seharusnya, sehingga kita dapat memperoleh kondisi yang sesuai atau tidak sesuai

lebih lengkap baca artikel Genba Kaizen

Langkah 4 : Menentukan Penyebab (ANAPENDA)

Dari hasil Anakonda kemudian tentukan penyebabnya dengan mengajukan pertanyaan why sebanyak 5 kali

Menentukan penyebab dibagi menjadi 2 tahap yaitu :

👉 Menentukan semua penyebab yang mungkin berpengaruh terhadap masalah. Untuk menentukan semua penyebab ini bisa digunakan alat diagram Tulang Ikan (Ishikawa) dengan teknik sumbang saran yang melibatkan semua anggota circle.

👉 Memilih penyebab yang paling mungkin (dominan) di antara semua penyebab yang ada (point no. 1). Untuk memilih penyebab yang dominan ini bisa dilakukan 2 cara sesuai dengan karakteristik penyebabnya.

Jika penyebab-penyebab tersebut pengaruhnya bisa dikuantitatifkan, maka bisa menggunakan diagram pareto sehingga akan dipilih penyebab yang berpengaruh paling besar, atau bisa menggunakan diagram tebar sehingga akan diketahui penyebab-penyebab yang benar-benar memberikan pengaruh terhadap masalah.

Jika penyebab-penyebab tersebut pengaruhnya tidak bisa dikuantitatifkan (kualitatif), pemilihan penyebab yang dominan bisa dilakukan melalui kesepakatan yang melibatkan semua anggota circle.

Perlu diingat juga bahwa sering dijumpai dari penyebab-penyebab yang sudah dikumpulkan sangat sulit untuk menentukan penyebab yang dominan. Oleh karena itu, pemilihan penyebab yang dominan ini bisa diabaikan dan semua penyebab yang sudah dkumpulkan tadi langsung dibuat rencana penanggulangannya (rencana perbaikan).

Langkah 5 : Merencanakan Perbaikan

Langkah ini bertujuan mencari pemecahan untuk menghilangkan semua penyebab (penyebab yang dominan) yang sudah ditentukan sebelumnya. Merencanakan langkah perbaikan di dalam QCC dapat ditentukan dengan teknik sumbang saran (penyampaian ide) dari semua anggota circle dengan tetap mengacu pada pemilihan langkah perbaikan yang paling efektif dan efisien.

Untuk memudahkan penjabarannya, merencanakan langkah perbaikan bisa menggunakan prinsip 1H-5W yaitu What, Why, How, Who, When dan Where.

Langkah 6 : Melaksanakan Perbaikan

Langkah ini adalah melaksanakan semua rencana perbaikan yang sudah disepakati dan dibahas dengan matang oleh semua anggota circle.

Dalam melaksanakan perbaikan ini perlu dijelaskan juga tentang pentingnya kesungguhan dan partisipasi penuh dari semua anggota circle sesuai tugas yang sudah dibagikan dan diharapkan juga semua pelaksanaan dari rencana perbaikan bisa diselesaikan sesuai dengan waktu yang disepakati.

Langkah 7 : Memeriksa Hasil Perbaikan

Setelah semua rencana sudah dilaksanakan dengan benar sesuai dengan yang disepakati, maka langkah selanjutnya adalah memeriksa hasil dari perbaikan tersebut, untuk mengukur apakah semua perbaikan yang dilakukan oleh circle bisa menanggulangi penyebab yang mempengaruhi suatu masalah.

Cara memeriksa hasil perbaikan ini bisa dilakukan dengan membandingkan kondisi masalah sebelum perbaikan dan kondisi masalah setelah perbaikan atau dengan membandingkan data yang menggambarkan masalah sebelum perbaikan dan data yang menggambarkan setelah perbaikan.

Penyajian data yang menggambarkan masalah setelah perbaikan hendaknya menggunakan alat yang sama dengan penyajian data yang menggambarkan masalah sebelum perbaikan. Jika sebelumnya menggunakan diagram pareto, maka setelah perbaikan harus menggunakan diagram pareto. Alat-alat lain yang digunakan di langkah ke-6 selain diagram pareto adalah lembar periksa, histogram dan peta kendali.

Langkah 8.1 : Standarisasi

Setelah langkah perbaikan yang dilakukan sudah diperiksa dan bisa mengatasi penyebab masalah yang dihadapi, langkah berikutnya perlu dibuatkan standarisasi yang bisa dijadikan acuan kerja di lokasi kerja circle dan ditujukan pula untuk mencegah masalah yang muncul sebelumnya akan terulang lagi. Jika perlu standarisasi ini juga bisa disebarluaskan kepada lokasi kerja yang lain yang sejenis dengan lokasi kerja circle. Standarisasi yang dibuat bisa meliputi standar untuk cara kerja (metode), manusia (operator/mekanik), material, mesin dan lingkungan kerja.

Langkah 8.2 : Merencanakan Langkah Berikutnya

Pada dasarnya merencanakan langkah berikutnya adalah menentukan masalah selanjutnya yang akan diselesaikan oleh circle dan prinsipnya sama dengan penentuan tema masalah seperti di langkah pertama yaitu masalah yang dipilih untuk diselesaikan bisa melalui 2 cara yaitu :

➧ Memilih masalah yang paling prioritas dari masalah-masalah yang ada di lokasi kerja, atau
➧ Memilih masalah melalui kesepakatan semua anggota circle

Udah capek ya??? :)

nafas dulu...siapkan secangkir kopi & roti untuk menemani...

Selanjutnya saya akan menerangkan tentang alat bantu dalam melaksanakan QCC, atau biasa disebut 7 Tools. Klik disini untuk penjelasan detailnya 7 Tools QCC